在日本，商務(wù)信函過去有橫寫和豎寫兩種形式。由于橫寫便于書寫數(shù)字和外文打字．同時也便于整理裝訂保存，1962年2月25日日本總理府對文書管理規(guī)則作出了明確規(guī)定，自那以后內(nèi)閣官房、總理府等國家政府機關(guān)的公文書信都一律開始使用公文紙按固定格式橫寫了。同時，日本的民間企業(yè)也開始模仿，不久這一形式的書信便成了日本政府公文、民間企業(yè)公司的商業(yè)應(yīng)用文的基本形式。日語商務(wù)信函的橫寫形式可以歸納為如下模板。

(1)“記號、文件編號”，一般由發(fā)信的公司統(tǒng)一編號，以便存檔。

(2)“發(fā)信年月日”，其應(yīng)該和發(fā)文登記簿的日期一致。

(3)“對方公司名、所屬部門、頭銜姓名、敬稱”。在對方的名字后面加上“殿”或“檬”以表示尊敬。如果不是給個人的信，可在對方公司名稱后面加上“御中”。

(4)“己方公司名、所屬部門頭銜、姓名(印)”。

(5)“文件標(biāo)題”．其為該信的主題，相當(dāng)于中文的摘要，是用簡短精練的語言把信中主要內(nèi)容提示m來的部分。

(6)“前文”，其為書信的開頭部分，一般是由寒暄、問候、道歉、致謝等有關(guān)套語組成。商業(yè)應(yīng)用文本身都比較簡短，所以“前文”部分日語信函也比較簡短，在內(nèi)容上富有商業(yè)色彩。前文中還有一些常用的固定套語，大都屬于寒暄問候之類．意思多半是祝愿對方生意興隆、繁榮發(fā)展等，另外還有一些感謝之類的套句。一般日文書信中的“前文”中往往還有有關(guān)季節(jié)、天氣、自然環(huán)境等的寒暄語。但在商業(yè)應(yīng)用文中有時省略，因為篇幅有限，要多寫一些實際內(nèi)容。

(7)“正文”，這一部分是商務(wù)信函的主要部分，因此也十分注意中心思想的表達。

(8)“結(jié)尾”，一般情況日文信函須在“結(jié)尾”部分叮囑“前文”中所談到的事項，以表示慎重。

(9)“內(nèi)容”，是對“正文”部分的具體說明或附帶說明。一般的商業(yè)應(yīng)用文中經(jīng)常在這一部分寫金額數(shù)目、支付方法、支付銀行等。

(10)“另”是對”正文”和的“內(nèi)容”的后補充。

　以上是商務(wù)信函橫寫形式的舉例。豎寫形式近來幾乎不用了，但在特殊場合仍有人使用，像賀函用豎寫形式常給人一種莊重、嚴肅的感覺。